Qué datos tuyos trata Medline, para qué, quién más los recibe, cuánto se conservan y cómo pedir que se corrijan o se supriman. Ley 1581 de 2012.
Versión del documento: 2026-01-v1
Quién responde por tus datos
El responsable del tratamiento de tus datos personales es Thinking AI S.A.S., NIT 901.302.982, con domicilio en Medellín, Colombia, que opera la plataforma Medline y el sitio medlinecare.co.
Dirección de notificaciones
Thinking AI S.A.S., NIT 901.302.982 — Medellín, Colombia. La vía de notificación es escrita: Contactenos@medlinecare.co. Una comunicación dirigida ahí se entiende recibida, y es la que hace correr los plazos de diez y quince días hábiles que se detallan más abajo.
Correo de atención al titular
Contactenos@medlinecare.co — es el buzón de habeas data, el mismo que aparece en el pie del sitio. Escribe desde el correo de tu cuenta o acredita tu identidad de otro modo.
Teléfono
WhatsApp 301 820 1118. Sirve para preguntar y para que te expliquen el trámite. La petición formal se contesta por escrito, al correo de arriba, porque es lo que deja constancia de la fecha — y esa fecha es la que demuestra que se atendió en plazo.
Qué es Medline y qué no es
Medline es una plataforma tecnológica que conecta a las personas con prestadores de servicios de salud: médicos, laboratorios, droguerías y domiciliarios. No presta el servicio asistencial y no está habilitada como IPS ante la Secretaría de Salud.
Esa distinción cambia quién custodia qué. La historia clínica de una atención la produce y la conserva el prestador que te atendió, no Medline. Lo que Medline guarda es lo que tú cargas en tu cuenta y lo que se genera al usar la plataforma: tus pedidos, tus citas, tus recordatorios y la información de salud que decidas registrar.
Qué datos tratamos
Identificación
Nombre y apellido, tipo y número de documento, y fecha de nacimiento. Se piden al crear la cuenta. La fecha de nacimiento cumple además una función concreta: la Ley 1799 de 2016 prohíbe vender procedimientos estéticos a menores de 18 años, y sólo se consulta cuando alguien intenta comprar uno de los productos marcados.
Contacto
Correo electrónico y número de celular. El celular se verifica con un código de un solo uso, y se guarda por qué canal llegó ese código: es la prueba de que el número es de quien dice.
Datos de salud (sensibles)
Condiciones y diagnósticos, alergias, medicamentos y dosis, resultados de laboratorio, signos vitales, glucometrías, peso, vacunas, seguimiento de lesiones de piel, las órdenes y fórmulas que te envía un prestador, y las conversaciones con la asistente Soul.
Fórmulas que adjuntas
La fotografía de una fórmula médica externa, cuando la adjuntas para poder comprar un medicamento que la exige. Esa imagen puede llevar tu nombre, el del médico y a veces el diagnóstico.
Ubicación y direcciones
La ciudad que eliges para recibir, las direcciones de entrega que guardas y, si concedes el permiso del navegador o del teléfono, tu ubicación aproximada para buscar droguerías cercanas. El permiso se puede negar y se puede retirar; sin él la plataforma sigue funcionando y te pide la ciudad.
Pagos
El importe, la referencia del pedido y el correo del pagador. Medline no guarda el número de tu tarjeta: el dato de la tarjeta lo captura y lo custodia la pasarela de pago, y lo que vuelve a la plataforma es un token que no permite reconstruirlo.
Datos técnicos
La dirección IP y el identificador del navegador o del dispositivo. Se usan para dos cosas y sólo dos: dejar constancia de cuándo y desde dónde autorizaste el tratamiento y de quién accedió a información clínica, y limitar el uso automatizado del catálogo público. No hay analítica de comportamiento ni publicidad.
Los datos de salud son sensibles: no estás obligado a darlos
La Ley 1581 de 2012 clasifica como dato sensible todo lo relacionado con la salud, y su artículo 6 obliga a advertírtelo cuando se te pide. Ninguna persona está obligada a entregar datos sensibles, y negarte a hacerlo no puede costarte el acceso a lo que no dependa de ellos.
En la práctica: puedes crear la cuenta, buscar medicamentos, comparar precios y consultar el directorio médico sin registrar un solo dato de salud. Lo que no funciona sin ellos es lo que se construye con ellos —el expediente, los recordatorios, la orientación de Soul—, y en cada caso se te dice antes.
Para qué tratamos tus datos
Las finalidades están separadas a propósito, porque puedes aceptar unas y no otras. Cada una se guarda como una autorización distinta, con la versión del texto que aceptaste y la fecha:
Tratamiento de datos — operar el servicio
Crear y sostener tu cuenta, atender tus pedidos, cobrarlos, coordinar la entrega, agendar citas y exámenes, y comunicarte lo que tenga que ver con todo eso. Es la única finalidad obligatoria: sin ella no hay cuenta.
Uso de datos clínicos por la asistente Soul
Que Soul lea un resumen de tu información de salud —edad, alergias, condiciones, medicamentos activos y últimas mediciones— para orientarte. Soul no diagnostica, no prescribe y no interpreta resultados. Puedes no aceptarla, o revocarla después: la asistente deja de funcionar y el resto de la plataforma sigue igual.
Teleconsulta
El consentimiento informado que exige la Resolución 2654 de 2019 para atenderte a distancia. Lo pide el prestador que te atiende, a través de la plataforma.
Comunicaciones comerciales
Novedades, promociones y avisos de secciones nuevas. Es la única finalidad que no hace falta para nada de lo que compras, y se revoca sin ninguna consecuencia.
Compartir con un prestador concreto
Autorizar a UN profesional o institución concreta a enviarte por la plataforma las órdenes y fórmulas que te firma. No es un interruptor general: se autoriza a cada prestador por separado, y revocarle a uno no toca a los demás.
Fuera de estas finalidades no se usan tus datos. En particular, no se venden, no se ceden a terceros para su propio provecho y no se usan para elaborar perfiles publicitarios.
Cómo se pide, se guarda y se revoca tu autorización
La autorización se te pide antes de tratar el dato, marcando una casilla que nunca viene marcada de fábrica. No se guarda como un «sí»: se guarda la finalidad, la versión exacta del documento que aceptaste, la fecha y la hora, y la dirección IP y el navegador desde los que lo hiciste. Eso es lo que permite demostrar, más adelante, qué texto leíste y cuándo.
Cuando el texto de esta política cambie en lo sustancial, sube su versión y se te vuelve a pedir la autorización. Las autorizaciones anteriores se conservan como prueba de lo que aceptaste en su momento; no se sobrescriben.
Revocar es igual de explícito: la revocación se registra con su fecha y el servicio que dependía de esa finalidad deja de operar. Revocar la finalidad obligatoria equivale a pedir la baja de la cuenta.
Quién más trata tus datos
Para prestar el servicio, algunos proveedores tratan datos por cuenta de Medline. Estos son los que reciben datos hoy:
Anthropic (Estados Unidos)
Es el modelo de lenguaje que sostiene la conversación con Soul. Recibe lo que escribes en el chat y un resumen de tu información de salud: edad, alergias, condiciones, medicamentos activos y últimas mediciones. Sólo si autorizaste la finalidad de Soul.
OpenAI (Estados Unidos)
Dos usos distintos. Preguntas cerradas de conocimiento —el rango de referencia de un analito, la ficha de un medicamento—, para lo que recibe el valor de laboratorio y el sexo y la edad, sin tu nombre. Y la transcripción del audio cuando describes tus síntomas hablando: el audio se convierte en texto y se descarta, no se almacena.
Mapbox (Estados Unidos)
Dibuja los mapas de las droguerías y resuelve el buscador de calles. Al buscador se le envía el texto de la dirección que escribes y la ciudad. Al mapa se le envían las coordenadas de la droguería, nunca las tuyas.
Droguerías, laboratorios y domiciliarios de la red
Reciben lo mínimo para atender tu solicitud concreta: qué se pidió, a dónde va y cómo contactarte. La droguería que resulta adjudicada es además la única que puede abrir la foto de la fórmula de esa línea, y cada apertura queda registrada.
Y estos están integrados en la plataforma pero todavía no reciben nada, porque la función que los usa no está activa. Se nombran para que la lista no cambie a tus espaldas el día que se enciendan: Wompi y Stripe (cobros con tarjeta), Twilio y WhatsApp Cloud API de Meta (envío del código de verificación al celular), Resend (envío del código de verificación al correo), y Google y Apple (verificación de identidad si entras con esas cuentas). No hay proveedor de videoconsulta contratado, y las notificaciones no salen hacia ningún tercero.
Cuando un médico te atiende a través de la plataforma, sus datos de agenda y los tuyos se intercambian con Laniakea Care, el sistema donde ese profesional lleva su consultorio. Ahí el médico no actúa por cuenta de Medline: responde él mismo por la historia clínica que produce.
Salida de datos fuera de Colombia: Anthropic, OpenAI y Mapbox procesan en Estados Unidos. Los tres son encargados —tratan datos por cuenta de Medline y no para su propio provecho—, así que lo que ocurre no es una transferencia a otro responsable sino una transmisión, y se ampara en dos cosas a la vez: el contrato de transmisión que exige el artículo 25 del Decreto 1377 de 2013 —el acuerdo de tratamiento de datos que cada uno de los tres publica y que fija qué pueden hacer con lo que reciben, y qué no— y tu autorización, que es previa y expresa. [PENDIENTE: aceptar esos tres contratos en el panel de cada proveedor y dejar constancia de la fecha; a día de hoy nadie ha comprobado que estén firmados].
Cómo se protegen
Todo acceso a información clínica queda registrado: quién entró, qué miró, de quién eran los datos, desde qué dirección IP y cuándo. Se audita incluso cuando quien mira eres tú, porque con una sesión robada esa línea es la única evidencia que queda.
La foto de una fórmula que adjuntas se guarda cifrada, en infraestructura propia y no en un servicio de terceros, y sólo puede abrirla la droguería adjudicada de esa línea. No existe forma de que la abra otra droguería, el domiciliario ni un tercero.
Las comunicaciones entre tu navegador o tu teléfono y la plataforma viajan cifradas.
Las claves de los proveedores externos viven sólo en el servidor. Ninguna viaja dentro de la aplicación que instalas ni dentro de la página que descarga tu navegador.
Cuánto tiempo se conservan
La foto de una fórmula adjunta
30 días. Vencido el plazo la imagen se destruye y queda únicamente la constancia de que existió y de cuándo se eliminó. El soporte que la norma sanitaria obliga a conservar lo conserva quien dispensó, que no es Medline.
El audio de tus síntomas
No se conserva. Se transcribe durante la propia petición y se descarta; lo que queda es el texto.
Tu información de salud mientras la cuenta esté activa
Se conserva mientras mantengas la cuenta, porque es lo que la cuenta es.
El registro de accesos y la traza de auditoría
24 meses. Es la línea que dice quién entró en tu información clínica, cuándo y desde dónde: mientras vive, un acceso indebido se puede demostrar.
Tus conversaciones con Soul
24 meses desde la última vez que escribiste en ellas. Puedes revocar antes la finalidad de Soul: la asistente deja de leer tu información de salud desde ese momento.
Los soportes de tus pedidos y pagos
10 años. No es una decisión de Medline: el artículo 60 del Código de Comercio y el artículo 28 de la Ley 962 de 2005 obligan a todo comerciante a conservar sus libros y los papeles que los soportan durante ese plazo. Son los documentos de la compra —qué, cuánto y cuándo—, no tu información de salud.
Los datos clínicos de tu expediente
15 años desde la última atención registrada, que es el plazo que fija la Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud para la historia clínica. La de cada atención la custodia el prestador que te atendió; lo que tú cargas aquí se conserva con el mismo criterio, porque borrarlo antes dejaría sin respaldo un dato que puede hacer falta años después.
Dos de esos plazos son mucho más largos que los demás y conviene decir por qué: no es que Medline quiera guardarlos, es que no puede borrarlos antes. Los diez años de los soportes contables y los quince de lo clínico los fija una norma, no una política nuestra, y ninguna solicitud de supresión puede acortarlos mientras esa norma obligue. Lo que sí ocurre al darte de baja es lo que dice el apartado «Qué significa aquí suprimir»: el resto se anonimiza, y lo que queda es eso y la traza de auditoría.
Tus derechos
La Ley 1581 de 2012 te reconoce, como titular, estos derechos sobre tus datos:
Conocer: saber qué datos tuyos tenemos, gratuitamente y cuantas veces quieras cuando haya habido un cambio; una vez al mes en los demás casos.
Actualizar y rectificar los datos que estén incompletos o sean inexactos.
Revocar la autorización, en cualquier momento y sin dar explicaciones, para cualquiera de las finalidades que no sea la de operar el servicio.
Solicitar la supresión de tus datos cuando ninguna obligación legal ni contractual nos obligue a conservarlos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio si consideras que se vulneró la ley. La propia norma pide agotar antes el trámite de consulta o reclamo con nosotros.
Ser informado del uso que se ha dado a tus datos, cuando lo pidas.
Qué significa aquí «suprimir»
Conviene decirlo con precisión, porque la palabra promete más de lo que cualquier sistema clínico puede cumplir. Dar de baja tu cuenta no ejecuta un borrado en cascada: anonimiza tus datos y conserva únicamente aquello que otra norma obliga a guardar —los soportes contables de lo que compraste y los de dispensación— y la traza de auditoría, que por definición no puede borrarse sin destruir la prueba de qué se hizo con tus datos.
Lo mismo vale para una autorización revocada: se marca como revocada con su fecha y se conserva, porque hay que poder demostrar que estuvo vigente mientras lo estuvo.
Cómo ejercer tus derechos: consultas y reclamos
El área responsable de atender consultas y reclamos sobre datos personales es el área de soporte de Medline, y el canal es Contactenos@medlinecare.co. Basta con escribir desde el correo de tu cuenta, o acreditar tu identidad de otro modo, y decir qué quieres: conocer, actualizar, rectificar, revocar o suprimir. Si actúas en nombre de otra persona, hay que acreditar la representación.
Consulta
Se atiende en un máximo de diez (10) días hábiles desde que la recibimos. Si no es posible en ese plazo, te lo decimos con los motivos y la fecha en que se atenderá, que no puede pasar de cinco (5) días hábiles más.
Reclamo
Se atiende en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible, se te informan los motivos y la nueva fecha, que no puede pasar de ocho (8) días hábiles más. Si el reclamo llega incompleto, te pedimos que lo completes dentro de los cinco (5) días siguientes.
Cada petición queda registrada con su fecha, que es lo que permite demostrar que se atendió en plazo.
Menores de edad
El tratamiento de datos de menores sólo procede cuando responde a su interés superior y respeta sus derechos fundamentales, y requiere la autorización de quien ejerza la patria potestad. Cuando una cuenta registre datos de un menor a cargo, quien crea la cuenta declara estar facultado para autorizarlo.
Aparte de esto, y por una norma distinta: la Ley 1799 de 2016 prohíbe los procedimientos médicos y quirúrgicos estéticos en menores de 18 años, sin que la autorización de los padres sea una excepción. Por eso la plataforma comprueba la edad antes de vender uno de esos productos.
Vigencia, cambios y bases de datos
Esta política rige desde su publicación y se mantiene vigente mientras Medline opere. Las bases de datos se conservan mientras sean necesarias para las finalidades declaradas y por los plazos que la ley exija.
Cualquier cambio sustancial se comunica por la plataforma o por correo antes de que empiece a aplicarse, y sube la versión del documento, lo que hace que se te vuelva a pedir la autorización.